Cara membuat katalog induk perpustakaan dengan menggunakan excel, word dan mail merge

Halo, kali ini saya ingin berbagi cara untuk membuat katalog induk perpustakaan dengan menggunakan program office seperti excel, word dan mail merge.

Wah Pusing mas, yaudah Hire saya aja, cuss langsung contak saya di sini

“Lah mas, emang di program otomasi perpustakaan seperti SLiMS, Pschils, inlislite ga disediain? ” . Desiadiakan namun ada kekurangan dan kelebihannya.

Kelebihan : Praktis, tinggal klik lalu print, komplit (ada katalog pengarang, judul dan subjek)

Kekurangan : Kalo mau di print musti sabar, musti satu satu perhalaman, dan itupun kepotong karean berbasis web.

“Kepotong gimana sii mas?” Kepotong seperti ini :

Nah ini solusinya ya, pake excel, word dan mail merge :

A. Langkah mengeluarkan data buku melalui halaman admin SLiMS :

    1. Buka halaman admin SLiMS, lalu menujulah ke menu bibliografi,
    2. Pilih menu Export Data, maka akan muncul tampilan seperti ini :
      36683986_106735190246649_4258614508123062272_n
    3. Ganti Batas Awal-Akhir Ruas dengan titik koma ya (;) .
      Klik Tombol Export Sekarang
      36783686_106735180246650_6606517814238904320_n
    4. Lalu akan muncul kota diaog untuk mendownload file senayan_biblio_export.csv
      36671140_106735203579981_8594579268418142208_n
    5. Lalu bukalah file diatas dengan menggunakan excel atau sejenisnya

B. Menyiapkan File Excel :

  1. Bukalah File senayan_biblio_exprot.csv dengan menggunakan excel
  2. Aturlah sedimikian rupa sehingga tampilannya rapi, sesuai pada kolom kolomnya
    seperti ini ya :
    36720034_106785880241580_8302792599215800320_n
  3. Lalu Copi lah semua kolom, lalu paste di lembar kerja baru. Lalu save as dengan nama baru : master data buku
  4. Edit lah file master data buku degan menambahkan nama kolom – kolom :
    seperti ini
    36764794_106790416907793_4970173538326544384_n
  5. Tambahkan Kolom Nomor Pada Kolom A
    36672369_106792410240927_4455142809904611328_n
  6. Lalu Save.

C. Menambahkan Kolom Pecahan Call Number (Call 1, Call 2, Call 3, Call 4) :

  1. Blok semua kolom dengan cara tekan ctrl + A dua kali
  2. Klik Kanan, Format Cells
    36739603_108386783414823_955106731271127040_n
  3. Pilih Text, lalu OK
    36753316_108386660081502_3741938124326961152_n
  4. Copy Kolom Call Number, lalu paste di tempat yang kosong
    36786342_108386940081474_8401866456668569600_n
  5. Blok kolom call number copian, Klik Menu Tab Data, pilih Text To Column, pilih dilimited
    36768767_108386836748151_3120935735075536896_n
  6. Centang, pilihan delimitednya  tab dan spasi
    36788320_108386916748143_6038581116024127488_n
  7. Lalu akan terbentuk pecahan call number, namai dengan CALL 1, CALL 2, CALL 3, CALL 4
    36772359_108386970081471_362014375243939840_n

D. Menyiapkan Mail Merge dengan menggunakan word :

  1. Bukalah program aplikasi office Word sperti Ms.Word atau WPS Writer
  2. Buat lembar kerja baru, dan beri nama data katalog
  3. Tentukan Format Katalog nya dulu ya,
    kalo di SLiMS Seperti ini
    36663508_106800683573433_5889740682238623744_n
  4. Ketik Format Katalog samapi seperti ini dengan menggunakan Text Box
    36733977_108385930081575_558576426878500864_n
    36766231_108386006748234_6249772204225986560_n
  5. Klik Menu Tab Mailings, Pilih Start Mail Merge,
    36781693_108386096748225_6154765272780636160_n
  6. Pilih Normal Word Document
    36817146_108386196748215_8097224026931331072_n
  7. Lalu pilih Select Recipient, Pilih Use Exiting List
    36843260_108386190081549_4148622925408239616_n
  8. Cari File excel yang kita buat tadi
    36763507_108386490081519_9211776746142040064_n
  9. Lalu Pilih sheet yang berisi data kita
    36734048_108386223414879_556065722141245440_n
  10. Saatnya me-replace, blok judul yang kita ketik,
  11. Lalu Klik menu Insert Mailmerge Fileds
    36776544_108386246748210_638496327918944256_n
  12. Replace semua bagian hingga seperti ini
    36810620_108386303414871_144880495413428224_n
  13. Saatnya memanen hasil, klik menu Finish Mailemerge, pilih Edit Individually Document
    36762838_108386326748202_2675846092347670528_n
  14. Pilih All
    36763933_108386333414868_2927691648756350976_n
  15. Maka akan muncul sejumlah kotak dialog, OK in aja
    36827664_108386353414866_4552490326727589888_n
    36778583_108386390081529_6340855652981669888_n
  16. Jika ada kotak dialog untuk mbetulin grmmarnya, maka klik Menu Tab Refrences, Klik icon Spelling Grammar
    36734003_108386450081523_3376255941501517824_n
  17. Maka akan munculn kotak dialog, oke in aja
    36734003_108386450081523_3376255941501517824_n
  18. Taraaaaa, jadi deh
    36737937_108386536748181_6165974527537840128_n
  19. Saatnya ngrapiin jadi seperti ini
    36741698_108386603414841_1957703066257981440_n
  20. Selesai.

Kamu juga bisa membuat 3 jenis katalog sekaligus dalam satu halaman, dengan menyusun format seperti ini :
36739788_108386463414855_4039725902223900672_n
Dan hasil nya seperti ini, satu halaman ada 3 jenis katalog :

36756916_108386550081513_5713713247203360768_n

36784787_108423926744442_6780643661093797888_n

Semoga bermanfaat!! 🙂

Wah Pusing mas, yaudah Hire saya aja, cuss langsung contak saya di sini

 

0 comments on “Cara membuat katalog induk perpustakaan dengan menggunakan excel, word dan mail merge

Leave a Reply to MasterExceLiD Cancel reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *